Birte Hartvig

Afdelingssekretær og projektkoordinator med erfaring fra større organisationer

Sprog

Om

Erfaren administrativ professionel med omfattende erfaring inden for sekretæropgaver, projektkoordinering og eventplanlægning i større organisationer. Har en stærk baggrund i at håndtere alsidige opgaver, herunder administration, mødeplanlægning, økonomiopgaver og koordinering af både interne og eksterne arrangementer. Fokuserer på at sikre høj kvalitet, struktur og god service over for ledelse, kolleger og samarbejdspartnere. Har gennem årene udviklet en ekspertise i at omdanne idéer til vellykkede og professionelle arrangementer, herunder store events med op til 1.000 deltagere. Trives i dynamiske miljøer med højt aktivitetsniveau og evner at balancere flere opgaver samtidigt uden at gå på kompromis med præcision eller detaljer. Stærk organisatorisk sans og evne til at skabe overblik i komplekse projekter på tværs af fagligheder og afdelinger.

Kompetencer

Administration & sekretæropgaver

Kalenderstyring og mødebooking

Rejse- og hotelbooking

On-boarding og praktikhåndtering

Koordinering med presse og samarbejdspartnere

Event- og mødeplanlægning

Projektkoordinering

Kampagnestyring og produktoptimering

Budgetopfølgning og økonomisk administration

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

SAP (indkøb, HR-rapporter)

Erhvervserfaring

Afdelingssekretær

Administrativ og praktisk support til afdelingschefer og teamchefer. Planlægning, koordinering og afvikling af julefrokoster, sommerfester, kundemøder og DHL-stafet. Udarbejdelse og udsendelse af nyhedsbreve til organisationen. Planlægning af studieture. Ansvarlig for on-boarding-materiale og modtagelse af nye medarbejdere. Koordinering og kontaktperson for praktikanter og skolepraktikanter.

Projektkoordinator

Praktisk projektkoordinering i forbindelse med kampagner og butiksaktiviteter. Produktoptimering, varepræsentation og visuelt udtryk i butikkerne. Planlægning og gennemførelse af lokale kampagner og aktiviteter.

Projektkoordinator, Kommunikationsafdeling

Koordinering af interne og eksterne kommunikationsprojekter. Planlægning og afvikling af events, pressemøder og informationsaktiviteter. Sparring med kommunikationsmedarbejdere og projektledere. Administrativ support til ledelse og afdeling. Planlægning og praktisk håndtering af møder, seminarer og arrangementer. Håndtering af grafiske opgaver, tryksager og billedarkiv.

Sekretær

Administrativ support og sekretæropgaver til ledelse og afdelinger.

Sekretær for sekretariatschefen

Sekretæropgaver og administrativ support til sekretariatschefen.

Elev, assistent, overassistent

Diverse administrative og sekretæropgaver, herunder support til ledelse og afdelinger.